Cách sắp xếp giấy tờ văn phòng với 7 mẹo hay

Bên cạnh nội dung Cách sắp xếp giấy tờ văn phòng. Bạn đọc cũng quan tâm:

• Cách sắp xếp thứ tự các đề mục trong danh mục hồ sơ
• Cách sắp xếp giấy tờ cá nhân
• Nguyên tắc sắp xếp hồ sơ lưu trữ
• Xấp hồ sơ hay sấp hồ sơ
• Sắp xếp thứ tự các đề mục trong danh mục hồ sơ theo vần chữ cái

Rất nhiều học sinh đang phải đối mặt với tài liệu ôn thi các môn được phát hàng ngày. Tài liệu tham khảo in thêm, dẫn tới một chồng tài liệu lộn xộn ở khắp nơi. Mỗi lần cần tìm gì đó là mất nhiều thời gian để lục lại. Các nhân viên văn phòng với những bản kế hoạch, hợp đồng, hồ sơ… từ năm này sang năm nọ gây quá tải.

Bài viết này VPP Sơn Ca sẽ giúp các bạn làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian hơn qua 7 mẹo để quản lý hồ sơ, giấy tờ, tài liệu hiệu quả.

1. Tránh lưu lại những tài liệu không cần thiết – Cách sắp xếp giấy tờ văn phòng

Đừng tạo thói quen lưu giữ mọi thứ. Hãy dành vài phút để xem qua nội dung và chỉ giữ lại một tệp nếu nó liên quan đến hoạt động công việc của bạn. Có quá nhiều tài liệu không cần thiết sẽ làm tăng thêm sự lộn xộn và khiến việc tìm kiếm những thứ sau này trở nên khó khăn hơn.

Ví dụ như học sinh thường muốn lưu giữ rất nhiều tập đề thi thử (kiểm tra thử). Nhưng lại thường chẳng bao giờ rờ tới. Hãy nghiêm túc làm đề rồi “quăng” nó đi. Hoặc nếu không có thời gian làm nó, luôn luôn nghĩ “Lúc khác mình sẽ làm” và sau đó lại nạp thêm tờ đề mẫu mới thì cũng nên quăng sớm. Và để tránh lãng phí, những giấy tờ đó có thể bán cho cô đồng nát để tái chế chúng đúng cách.

2. Thực hiện theo một phương pháp nhất quán để đặt tên cho các tệp và thư mục của bạn

• Chia thư mục chính thành các thư mục con cho khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp.
•  Sử dụng tên rút gọn để xác định thư mục liên quan đến ai hoặc cái gì. Bạn thậm chí có thể sử dụng mã màu để dễ dàng xác định các danh mục thư mục khác nhau.
• Sắp xếp tài liệu theo vần chữ cái, kí tự, mã số hoặc theo thời gian. Hãy sắp xếp tài liệu theo cách bạn dễ ghi nhớ nhất để đạt được hiệu quả tốt.

Ví dụ: nếu bạn sắp xếp tài liệu của mình theo khách hàng, hãy cân nhắc đặt các tài liệu có ngày tháng theo thứ tự từ mới nhất đến cũ nhất để các tài liệu gần đây nhất ở phía trước. Bạn cũng có thể sắp xếp các tài liệu từ cũ nhất đến mới nhất nếu bạn muốn xem toàn bộ lịch sử của khách hàng cho đến nay.

3. Lưu trữ các tài liệu liên quan cùng nhau, bất kể loại tài liệu nào – Cách sắp xếp giấy tờ văn phòng

Ví dụ: lưu trữ các báo cáo, thư từ, ghi chú thuyết trình, bảng tính và đồ họa liên quan đến một dự án cụ thể trong một thư mục duy nhất – thay vì có một thư mục để trình bày cho tất cả các dự án, một thư mục khác dành cho bảng tính cho tất cả các dự án, v.v. Bằng cách đó, bạn sẽ tìm thấy tài liệu cho một dự án cụ thể nhanh hơn nhiều.

Là học sinh, có thể lưu trữ theo môn học.

4. Tách biệt công việc đang thực hiện với công việc đã hoàn thành

Một số người thích giữ công việc hiện tại hoặc đang diễn ra trên bàn làm việc hoặc màn hình máy tính của họ cho đến khi công việc được hoàn thành. Sau đó, khi hoàn tất, họ sẽ di chuyển nó đến vị trí thích hợp, nơi lưu trữ các tệp cùng loại. Vào những khoảng thời gian định kỳ (ví dụ: hàng tuần hoặc hai tuần một lần), hãy di chuyển các tệp bạn không còn làm việc nữa vào các thư mục lưu trữ công việc đã hoàn thành của bạn.

5. Sử dụng công cụ hỗ trợ – Cách sắp xếp giấy tờ văn phòng

Sau khi phân loại các tệp nhỏ một cách khoa học theo trình tự nào đó (có thể theo bảng chữ cái, theo loại công việc, theo môn học, theo ngày tháng….). Thì việc cần một không gian lớn hơn để cất gọn chúng lại, dễ dàng lật giở ra mà không ảnh hưởng đến tệp tài liệu khác cũng là một phần quan trọng. Thật tệ nếu chúng ta cứ thế mà xếp chồng lên nhau thành một ngọn núi tài liệu.

Lúc này, một số công cụ hỗ trợ tốt hơn cho bạn như:

– Một chiếc tủ lớn với nhiều ngăn kéo.

– Bìa còng sẵn kẹp lớn bên trong giữ hồ sơ gọn gàng. Có gáy với phần trống đủ lớn để ghi chú tên tập tài liệu bên trong. Đây là loại di động, rẻ, tiện vô cùng khi xếp loại tài liệu lên trên bàn làm việc. Hoặc để trên kệ gỗ, giá lớn trong thư viện.

– Kệ hồ sơ, hộp đựng.

 

 

6. Tận dụng không gian tối đa – Cách sắp xếp giấy tờ văn phòng

Nếu căn phòng/ bàn làm việc của bạn quá nhỏ. Tài liệu quá nhiều để có thể sắp xếp gọn gàng mọi thứ. Bạn nên tận dụng tối đa nơi có thể cất được. Ví dụ như cánh cửa ra vào, chân bàn, chân giường….

7. Sao chép kỹ thuật số tài liệu giấy – Cách sắp xếp giấy tờ văn phòng

Điều này rất hữu ích nếu bạn không có nhiều không gian để lưu trữ tài liệu giấy. Tuy nhiên, điều này sẽ không phù hợp với tất cả các loại tài liệu. Ví dụ: hợp đồng pháp lý hoặc tài liệu có chữ ký gốc.